KajiBlog 
減らしたくてただやみくもに書類を捨てるのは心配です。大事なものを捨ててしまったかもしれない失敗をしでかしたことも少なくありません。だからといって、何でもかんでも溜め込んで、肝心の書類が見つけられないといったことも茶飯事でした。
そこでステーショナリーディレクター土橋正氏の『モノが少ないと快適に働ける』のミニマリズム的整理術を学ぶことにしました。
流れるしくみづくりは仕分けしやすさが命。
書類は手にしたときにその場ですぐ仕分けするのが理想。でないと、ちょっとしたところがすぐたまり場になってしまう。「あとでまとめて片付ければいいか」なんて思い出したらもうおしまい。山になった紙の束は仕分けるのがめんどうになってやがて乱雑に紙袋や箱の中に追いやられることになるんですよね。
そう、その場ですぐかんたんに仕分けできないとだめなんです！ めんどうな仕分けはすぐやらなくなってしまいます。とにかく簡単に手間なく仕分けできるように考えないと……。
仕分けられた書類は、ずっと同じところに留まることなく流れていくべきものなんですね。用事がすんだら最後は処分という流れを作らないといけません。収納して安心していたらダメだったんですね。
仕分けが１アクションでできる
穴をあけたり、はさんだりといったちょっとした手間がめんどうのもとになる。とにかく入れるだけで済むのがいい。
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紙で保存・保管するべきものは限られている。
これを機に、保存・保管すべき書類について考えてみました。そうすると、案外少ないってことがわかったんです。びっくりです。
今は何でもデジタル化できますからね。たとえば家電の取扱説明書なんてのはたいていネットで見ることができるようになっています。後生大事にファイルして保存する必要ないんですね。今はこんなふうにデジタル化されているものが増えています。金融機関の通帳やクレジットカードの明細もそうですよね。
『モノが少ないと快適に働ける』では、デジタル化する紙類を入れておく「スキャン用書類」というフォルダを作ります。著者は、ときどき見たい過去の資料なんかをデジタル化するようです。スキャンフォルダがいっぱいにならないように「スキャンする日」を定期的に決めて流すのがポイント。
仕事や生活スタイルによっては、書類のデジタル化は使い勝手や仕事の効率向上などに大きな力を発揮するみたいですね。でも、わたしにはそこまでしてデジタル化したいものはこの段階では思いつきませんでした。というか、スキャンめんどくさいし。
何かとマメに保存したいタイプの人にとっては、このスキャン用フォルダ、無駄に増えてしまいそうなフォルダです。ミニマリストを目ざすなら要注意です。
結局、保管すべき紙の書類というと、
- 契約書
- 保険証書
- 確定申告用資料
などなど本当に少なくてびっくりしました。これならリストを作れそうです。
メモ紙の付け外しが自由自在
アトマのメモは中の紙が付けたり外したりできる！ リフィルのメモ紙も販売されてます。いらなくなったメモ紙だけを処分できるから無駄がない。いつでも必要なメモだけ残って気持ちいい。TODOリストなどリスト作りに便利。
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保管書類はリスト化してみる
保管書類のリストを作ってみることにしました。
今までたくさんのファイルやフォルダを使って何を苦労していたんだろうって思います。どこに何があるのかわからなくて、でも「どこかにあるはず」って探しまわるのがあたりまえになってました。
何を保管するべきか、先にちょっと考えればいいだけだったんですね。そうすれば、やみくもにファイルやフォルダを増やして収納に頭を悩ますこともなかったのに……。
それから便利そうな入れ物を探せばよかったんですね。で、入れ物はいっぱいになる前に定期的に流していくようにするんです。
なんて言うのは簡単です。ミニマリズム的書類の整理、はたしてうまくいきますかどうか。続く……。
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